Sul Supplemento ordinario n. 1 alla G.U. n. 2 – 3 gennaio 2006, sono state pubblicate le nuove Autorizzazioni generali per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari.Rammentiamo che l’art. 26 della Legge n. 196/03 dispone che “i dati sensibili possono essere oggetto di trattamento solo con il consenso scritto dell’interessato e previa autorizzazione del Garante”, mentre gli artt. 21 e 26 affermano che “il trattamento di dati giudiziari è consentito solo se autorizzato da espressa disposizione di legge o provvedimento del Garante che specifichino le finalità di rilevante interesse pubblico del trattamento, i tipi di dati trattati e di operazioni eseguibili”.Le prime Autorizzazioni generali furono emanate, per la prima volta, nel novembre 1997 e successivamente rinnovate e prorogate con appositi provvedimenti.Le citate nuove Autorizzazioni riguardano:• i rapporti di lavoro (Autorizzazione n. 1/2005),• i dati sulla salute e la vita sessuale (Autorizzazione n. 2/2005),• le associazioni e fondazioni (Autorizzazione n. 3/2005),• i liberi professionisti (Autorizzazione n. 4/2005),• le attività creditizie, assicurative, i sondaggi, l’elaborazione dati ed altre attività• private (Autorizzazione n. 5/2005),• gli investigatori privati (Autorizza zione n. 6/2005),• i dati di carattere giudiziario (Autorizzazione n. 7/2005). Le nuove autorizzazioni non recano significative modifiche rispetto a quelle scadute il 31 dicembre 2005; essenzialmente sono state apportate solo alcune circoscritte integrazioni relative a modifiche normative intervenute nei settori considerati. Per quanto attiene l’autorizzazione n. 1/2005, che in questa sede ci interessa, il trattamento deve essere finalizzato alla gestione del rapporto di lavoro e i dati identificativi devono essere omessi ogniqualvolta ciò sia possibile garantendo l’anonimato. La autorizzazione è rilasciata:a) alle persone fisiche e giuridiche, alle imprese, agli enti, alle associazioni e agli organismi che sono parte di un rapporto di lavoro o che utilizzano prestazioni lavorative anche atipiche, parziali o temporanee, o che comunque conferiscono un incarico professionale alle figure indicate al successivo punto 2, lettere b) e c);b) ad organismi paritetici o che gestiscono osservatori in materia di lavoro, previsti dalla normativa comunitaria, dalle leggi, dai regolamenti o dai contratti collettivi anche aziendali;c) l’autorizzazione riguarda anche l’attività svolta:d) dal medico competente in materia di igiene e di sicurezza del lavoro, in qualità di libero professionista o di dipendente dei soggetti di cui alla lettera a) o di strutture convenzionate;e) da associazioni, organizzazioni, federazioni o confederazioni rappresentative di categorie di datori di lavoro, al solo fine di perseguire le finalità di cui al punto 3), lettera h). Il trattamento può riguardare i dati sensibili attinenti: a) a lavoratori subordinati, anche se parti di un contratto di apprendistato, o di formazione e lavoro, o di inserimento, o di lavoro ripartito, o di lavoro intermittente o a chiamata, ovvero prestatori di lavoro nell’ambito di un contratto di somministrazione, o in rapporto di tirocinio, ovvero ad associati anche in compartecipazione e, se necessario in base ai punti 3) e 4), ai relativi familiari e conviventi;b) a consulenti e a liberi professionisti, ad agenti, rappresentanti e mandatari;c) a soggetti che effettuano prestazioni coordinate e continuative, anche nella modalità di lavoro a progetto, o ad altri lavoratori autonomi in rapporto di collaborazione, anche sotto forma di prestazioni di lavoro accessorio, con i soggetti di cui al punto 1);d) a candidati all’instaurazione dei rapporti di lavoro di cui alle lettere precedenti;e) a persone fisiche che ricoprono cariche sociali o altri incarichi nelle persone giuridiche, negli enti, nelle associazioni e negli organismi di cui al punto 1);f) a terzi danneggiati nell’esercizio dell’attività lavorativa o professionale dai soggetti di cui alle precedenti lettere. Il trattamento dei dati sensibili deve essere indispensabile:a) per adempiere o per esigere l’adempimento di specifici obblighi o per eseguire specifici compiti previsti dalla normativa comunitaria, da leggi, da regolamenti o da contratti collettivi anche aziendali, in particolare ai fini dell’instaurazione, gestione ed estinzione del rapporto di lavoro, nonché dell’applicazione della normativa in materia di previdenza ed assistenza anche integrativa, o in materia di igiene e sicurezza del lavoro o della popolazione, nonché in materia fiscale, sindacale, di tutela della salute, dell’ordine e della sicurezza pubblica;b) anche fuori dei casi di cui alla lettera a), in conformità alla legge e per scopi determinati e legittimi, ai fini della tenuta della contabilità o della corresponsione di stipendi, assegni, premi, altri emolumenti, liberalità o benefici accessori;c) per perseguire finalità di salvaguardia della vita o dell’incolumità fisica dell’interessato o di un terzo;d) per far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo in sede giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di conciliazione nei casi previsti dalle leggi, dalla normativa comunitaria, dai regolamenti o dai contratti collettivi, sempre che i dati siano trattati esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al loro perseguimento. Qualora i dati siano idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale, il diritto da far valere o difendere deve essere di rango pari a quello dell’interessato, ovvero consistente in un diritto della personalità o in un altro diritto o libertà fondamentale e inviolabile;e) per esercitare il diritto di accesso ai documenti amministrativi, nel rispetto di quanto stabilito dalle leggi e dai regolamenti in materia;f) per adempiere ad obblighi derivanti da contratti di assicurazione finalizzati alla copertura dei rischi connessi alla responsabilità del datore di lavoro in materia di igiene e di sicurezza del lavoro e di malattie professionali o per i danni cagionati a terzi nell’esercizio dell’attività lavorativa o professionale;g) per garantire le pari opportunità;h) per perseguire scopi determinati e legittimi individuati dagli statuti di associazioni, organizzazioni, federazioni o confederazioni rappresentative di categorie di datori di lavoro o dai contratti collettivi, in materia di assistenza sindacale ai datori di lavoro. Il trattamento può avere per oggetto i dati strettamente pertinenti ai sopra indicati obblighi, compiti o finalità che non possano essere adempiuti o realizzati, caso per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o di dati personali di natura diversa, e in particolare:a) nell’ambito dei dati idonei a rivelare le convinzioni religiose, filosofiche o di altro genere, ovvero l’adesione ad associazioni od organizzazioni a carattere religioso o filosofico, i dati concernenti la fruizione di permessi e festività religiose o di servizi di mensa, nonché la manifestazione, nei casi previsti dalla legge, dell’obiezione di coscienza;b) nell’ambito dei dati idonei a rivelare le opinioni politiche, l’adesione a partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere politico o sindacale, i dati concernenti l’esercizio di funzioni pubbliche e di incarichi politici, di attività o di incarichi sindacali (sempre che il trattamento sia effettuato ai fini della fruizione di permessi o di periodi di aspettativa riconosciuti dalla legge o, eventualmente, dai contratti collettivi anche aziendali), ovvero l’organizzazione di pubbliche iniziative, nonché i dati inerenti alle trattenute per il versamento delle quote di servizio sindacale o delle quote di iscrizione ad associazioni od organizzazioni politiche o sindacali;c) nell’ambito dei dati idonei a rivelare lo stato di salute, i dati raccolti e ulteriormente trattati in riferimento a invalidità, infermità, gravidanza, puerperio o allattamento, ad infortuni, ad esposizioni a fattori di rischio, all’idoneità psico-fisica a svolgere determinate mansioni, all’appartenenza a determinate categorie protette, nonché i dati contenuti nella certificazione sanitaria attestante lo stato di malattia, anche professionale dell’interessato, o comunque relativi anche all’indicazione della malattia come specifica causa di assenza del lavoratore. Nel quadro del rispetto dell’obbligo previsto dall’art. 11, comma 1, lettera e), del Codice, i dati sensibili possono essere conservati per un periodo non superiore a quello necessario per adempiere agli obblighi o ai compiti di cui al punto 3), ovvero per perseguire le finalità ivi menzionate. A tal fine, anche mediante controlli periodici, deve essere verificata costantemente la stretta pertinenza, non eccedenza e indispensabilità dei dati rispetto al rapporto, alla prestazione o all’incarico in corso, da instaurare o cessati, anche con riferimento ai dati che l’interessato fornisce di propria iniziativa. I dati che, anche a seguito delle verifiche, risultano eccedenti o non pertinenti o non indispensabili non possono essere utilizzati, salvo che per l’eventuale conservazione, a norma di legge, dell’atto o del documento che li contiene. Specifica attenzione è prestata per l’indispensabilità dei dati riferiti a soggetti diversi da quelli cui si riferiscono direttamente le prestazioni e gli adempimenti. I dati sensibili possono essere comunicati e, ove necessario, diffusi, nei limiti strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti o alle finalità di cui al punto 3), a soggetti pubblici o privati, ivi compresi organismi sanitari, casse e fondi di previdenza ed assistenza sanitaria integrativa anche aziendale, istituti di patronato e di assistenza sociale, centri di assistenza fiscale, agenzie per il lavoro, associazioni ed organizzazioni sindacali di datori di lavoro e di prestatori di lavoro, liberi professionisti, società esterne titolari di un autonomo trattamento di dati e familiari dell’interessato.Ai sensi dell’art. 26, comma 5, del Codice, i dati idonei a rivelare lo stato di salute non possono essere diffusi. Le nuove Autorizzazioni hanno efficacia dal 1° gennaio 2006 sino al 30 giugno 2007. I Provvedimenti possono essere consultabili anche sul sito web www.garanteprivacy.it .