Con il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004 (pubblicato in G.U. n. 27 del 3 febbraio 2004) è stata finalmente introdotta in Italia la possibilità dell’archiviazione digitale (detta più comunemente “archiviazione elettronica” oppure “ottica”) dei documenti rilevanti ai fini tributari. Tale provvedimento legislativo era atteso da 10 anni, e in particolare da quando l’art. 7-bis, comma 4, del D.L. n. 357/1994 ha introdotto nell’art. 2220 Codice Civile il nuovo comma 3, il quale dispone che le scritture e documenti contabili “possono essere conservati sotto forma di registrazioni su supporti di immagini, sempre che le registrazioni corrispondano ai documenti e possano in ogni momento essere rese leggibili con mezzi messi a disposizione dal soggetto che utilizza detti supporti”, subordinando tuttavia tale possibilità, per le scritture e i documenti rilevanti ai fini tributari, all’emanazione di un Decreto del Ministro delle finanze, atto a determinare le modalità per la conservazione su supporti di immagini dei suddetti scritture e documenti (l’art. 7-bis, comma 9, del D.L. n. 357/1994). In particolare, come precedentemente evidenziato in più occasioni dall’Amministrazione finanziaria (Risoluzione Agenzia delle Entrate n. 202/E del 04/12/2001; R.M. n. 95 del 30/04/1997; R.M. n. 132 del 28/05/1997; R.M. n. 135 del 07/09/1998; Nota Dir. Reg. Entrate Emilia-Romagna n. 35354del 17/06/1998), la norma aveva introdotto tale modalità semplificativa di conservazione ai fini civilistici e l’aveva estesa anche ai fini tributari, ma a questi ultimi fini l’aveva tuttavia vincolata all’emanazione di uno specifico intervento normativo, ora intervenuto con il D.M. 23 gennaio 2004 in commento. NORMATIVA DI RIFERIMENTO E AMBITO DI APPLICAZIONE Il Decreto 23 gennaio 2004 stabilisce che, ai fini tributari, relativamente alle procedure di emissione, di archiviazione e di esibizione dei documenti, i contribuenti devono osservare le disposizioni del D.P.R. n. 445 del 28 dicembre 2000, le disposizioni della deliberazione AIPA n. 42 del 13 dicembre 2001, ora integralmente sostituita dalla deliberazione CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004  (pubblicata in G.U. n. 57 del 9 marzo 2004), le regole tecniche di cui al D.P.C.M. 8 febbraio 1999, oltre alle disposizioni del Decreto medesimo. Dall’ambito di applicazione del Decreto vengono esplicitamente escluse le scritture e i documenti rilevanti ai fini delle disposizioni tributarie nel settore doganale, delle accise e delle imposte di consumo di competenza dell’Agenzia delle Dogane. DEFINIZIONI Per quanto attiene alle definizioni, si osserva che tutta la normativa di riferimento sopra citata contiene una serie di definizioni in merito ai tipi di documenti archiviabili elettronicamente, alle forme di garanzia utilizzabili e alle fasi procedurali propedeutiche e necessarie per l’archiviazione elettronica. In particolare, si elencano di seguito le definizioni di maggiore rilievo : Documento analogico: documento in forma cartacea, oppure documento contenuto in microfilm ovvero in cassette e nastri magnetici; Documento analogico originale: documento analogico che può essere unico o non unico se, in questo secondo caso, è possibile risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione;  Documento informatico: rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; Firma elettronica qualificata: firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e creata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma (vedi anche circolare UNICAAF n. 26 del  23-4-2004) ; Memorizzazione: processo di trasposizione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti analogici o informatici; Archiviazione elettronica: processo di memorizzazione, su un qualsiasi idoneo supporto, di documenti informatici, identificati mediante un codice di riferimento (fase antecedente all’eventuale processo di conservazione); Conservazione digitale (o sostitutiva): processo di memorizzazione su supporti, che termina con l’apposizione della sottoscrizione elettronica, ossia della firma elettronica qualificata, e del riferimento temporale; Riferimento temporale: informazione, contenente la data e l’ora, che viene associata ad uno o più documenti informatici; Marca temporale: evidenza informatica che consente di rendere opponibile a terzi un riferimento temporale; Documento statico non modificabile: documento informatico redatto in modo tale per cui il contenuto risulti non alterabile durante le fasi di accesso e di conservazione, nonché immutabile nel tempo. OBBLIGHI DA OSSERVARE PER L’EMISSIONE, LA CONSERVAZIONE E L’ESIBIZIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI RILEVANTI AI FINI TRIBUTARI L’art. 3 del Decreto fissa i requisiti per l’emissione, la conservazione e l’esibizione dei documenti informatici rilevanti ai fini tributari, stabilendo quanto segue:1) tali documenti devono avere la forma di documenti statici non modificabili;2) devono essere emessi con l’apposizione della sottoscrizione elettronica (firma elettronica qualificata) e del riferimento temporale, allo scopo di garantirne l’autenticità, l’integrità e l’attestazione della data;3) in caso di verifiche, controlli o ispezioni devono essere resi leggibili e, a richiesta, resi disponibili su supporto cartaceo o informatico, ovvero essere esibiti per via telematica, secondo modalità che verranno stabile con successivo provvedimento delle competenti Agenzie fiscali;4) devono essere memorizzati su qualsiasi supporto di cui sia garantita la leggibilità nel tempo e che ne assicuri l’ordine cronologico, le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni;5) il processo di conservazione dei suddetti documenti deve avvenire mediante le modalità di memorizzazione sopra descritto, e deve terminare con la sottoscrizione elettronica e l’apposizione della marca temporale. Tale processo di conservazione deve essere effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti;6) la riproduzione di tali documenti deve avvenire mediante la loro memorizzazione su altro idoneo supporto, e termina con l’apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica. OBBLIGHI DA OSSERVARE PER LA CONSERVAZIONE E L’ESIBIZIONE DEI DOCUMENTI ANALOGICI RILEVANTI AI FINI TRIBUTARI L’art. 4 del Decreto è sicuramente la disposizione che riveste maggiore interesse per i soggetti interessati all’archiviazione digitale, in quanto consente di eliminare lo stock cartaceo di documenti fiscali relativo ad annualità pregresse, previo processo di “digitalizzazione”. Infatti, in base a detta disposizione il processo di conservazione digitale di documenti analogici rilevanti ai fini tributari avviene mediante memorizzazione della relativa immagine, secondo la procedura sopra descritta relativa ai documenti informatici rilevanti ai fini tributari (memorizzazione su qualsiasi supporto ed apposizione della sottoscrizione elettronica e della marca temporale). Tale processo può essere limitato ad una o più tipologie di documenti analogici. Per quanto concerne il processo di conservazione digitale di documenti analogici originali (rilevanti ai fini tributari), il comma 3 stabilisce che esso avviene secondo le modalità fissate per il processo di conservazione digitale applicabile ai documenti analogici semplici (ossia non originali), ma deve terminare con l’ulteriore apposizione del riferimento temporale e della sottoscrizione elettronica da parte di un pubblico ufficiale (notaio), per attestare la conformità tra il documento memorizzato e quello documento originale. Quest’ultima disposizione ha sollevato numerosi dubbi e perplessità, in quanto letteralmente essa fa riferimento ai “documenti analogici originali”, e non ai “documenti analogici originali unici”, con la conseguenza di rendere necessario l’intervento del notaio per tutti i documenti analogici originali, comprese le fatture o altri documenti aziendali emessi in ampia quantità, suscettibili di archiviazione digitale. Ovviamente una interpretazione di questo tipo contrasterebbe con le finalità di semplificazione della norma e imporrebbe ai notai di esaminare tutta la contabilità cartacea, documento per documento, con evidenti implicazioni in termini di costi e di tempo. Deve tuttavia rilevarsi che il Decreto 23 gennaio 2004 richiama espressamente la deliberazione AIPA n. 42/2001, e quindi indirettamente la deliberazione CNIPA n. 11/2004, che ha sostituito integralmente la prima, le quali fanno riferimento, ai fini dell’intervento del notaio nel processo di conservazione digitale, ai soli “documenti analogici originali unici”, ossia a quei documenti che sono validi solo se originali, quali contratti di cessione di quote, ovvero atti di transazione, ovvero scritture private di vario contenuto, con l’esclusione pertanto di quei documenti, quali le fatture, che possono essere riprodotti in più copie. Dunque, dal combinato disposto delle suddette norme dovrebbe giungersi ad una interpretazione meno restrittiva e realmente semplificativa, confermata peraltro, ancorché in maniera informale e non ancora ufficiale, anche dall’Amministrazione finanziaria e dalle Associazioni professionali. Tuttavia, si attendono chiarimenti ufficiali in merito da parte dell’Amministrazione Finanziaria. Deve inoltre osservarsi che la distruzione dei documenti analogici è consentita solamente dopo il completamento della procedura di conservazione digitale. In ultimo, evidenziamo che, benché l’art. 6 del Decreto sembri stabilire l’obbligo e le modalità per la sola esibizione dei documenti informatici, pare del tutto ragionevole e logico ritenere che l’obbligo e le modalità di esibizione sopra illustrate in caso di ispezioni, controlli e verifiche si applichino anche ai documenti analogici conservati in forma digitale. COMUNICAZIONE ALLE AGENZIE FISCALI L’art. 5 del Decreto dispone che entro il mese successivo alla scadenza dei termini previsti per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all’IRAP e all’IVA, occorrerà trasmettere alle competenti Agenzie fiscali, con le modalità che saranno previste con un successivo provvedimento, l’impronta dell’archivio informatico oggetto di conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale, al fine di ottenere il riconoscimento di validità dei propri documenti informatici. MODALITÀ DI ASSOLVIMENTO DELL’IMPOSTA DI BOLLO SUI DOCUMENTI INFORMATICI L’art. 7 disciplina le modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici con una procedura analoga a quella fissata per il pagamento in modo “virtuale” sui documenti cartacei. Il contribuente deve preventivamente presentare all’Ufficio delle Entrate competente una comunicazione contenente l’indicazione del numero presuntivo degli atti, dei documenti e dei registri che potranno essere emessi o utilizzati durante l’anno, nonché l’importo e gli estremi dell’avvenuto pagamento dell’imposta. A consuntivo, entro il mese di gennaio dell’anno successivo, il contribuente deve invece presentare all’Ufficio delle Entrate competente una comunicazione contenente l’indicazione dei suddetti dati, unitamente alla richiesta di rimborso o di compensazione, o al contrario, indicando gli estremi del versamento della maggiore imposta dovuta. L’importo definitivo, risultante dalla comunicazione, verrà assunto come base provvisoria per la liquidazione dell’imposta per l’anno in corso. Viene poi stabilito che l’imposta di bollo sui libri e registri contabili, tenuti su supporto ottico o su altro mezzo idoneo a garantire la non modificabilità dei dati memorizzati, è dovuta ogni 2.500 registrazioni o frazioni di esse ed è versata nei modi anzidetti.