Il Ministero del Lavoro ha emanato una lettera circolare del 29/03/2007, che si allega per l’opportuno utilizzo nelle fasi ispettive, con cui forniscono precisazioni sulle modalità di tenuta dei libri paga e matricola e sui casi in cui debbano essere applicate le nuove maxi sanzioni previste dalla finanziaria di quest’anno. Il Ministero fornisce importanti precisazioni sulle prescrizioni previste dagli articoli dal 20 al 26 del DPR 1124/65 sulla tenuta dei libri obbligatori, partendo dal presupposto che l’omessa esibizione del libro matricola o del libro paga deve intendersi come condotta volta a non consentire all’organo di vigilanza la verifica della regolare costituzione del rapporto di lavoro e che quindi non si configura qualora il personale di vigilanza ottenga lo scopo attraverso l’esame di altra idonea documentazione. Nei casi in cui l’azienda abbia più unità produttive o cantieri di breve durata il Ministero, aderendo ad una nota dell’INAIL del 16/12/2004 (fino ad oggi contrastata), autorizza la tenuta in tali luoghi di copie fotostatiche dei libri paga e matricola (anche per estratto) dichiarate conformi all’originale. Tale dichiarazione di conformità dovrà essere effettuata dal libero professionista di cui si avvale l’azienda, sia che detenga o che non detenga gli originali; solo nel caso in cui il datore di lavoro gestisca direttamente (anche tramite dipendenti) tali libri, potranno da lui essere predisposte copie conformi. Per la predisposizione delle copie conformi sarà necessario che la copia di ogni pagina riporti la data, il timbro e la firma del datore di lavoro o del libero professionista. Non sarà inoltre necessario ripetere le operazioni di conformità del libro matricola ogni qualvolta si effettuino assunzioni o licenziamenti che potranno essere annotati direttamente sulle copie riportando gli stessi dati scritti sull’originale, mentre per il libro paga sarà sufficiente tenere copia conforme del libro presenze mensile (dove fossero presenti sistemi di rilevazione con badge magnetico dovrà essere possibile scaricare per l’esibizione dette presenze). Si ricorda che qualora venga effettuata la scelta di tenere gli originali dei libri obbligatori presso un libero professionista, di detta decisione dovrà essere data comunicazione preventiva alla Direzione Provinciale del Lavoro – Servizio Ispezione Lavoro, evidenziando le generalità del professionista che li custodisce ed il recapito dello studio presso cui sono reperibili. In merito alle sanzioni da applicare, il Ministero presenta una serie di situazioni che comportano conseguenze diverse dal punto di vista sanzionatorio:• Omessa istituzione del libro paga e del libro matricola sanzione da 4.000 a 12.000 euro Deve essere applicata nei casi in cui il datore di lavoro sia del tutto sprovvisto di tali documenti (e non nel caso in cui il datore di lavoro li abbia rimossi dal luogo di lavoro), ovvero abbia in uso documenti non vidimati dagli Istituti Previdenziali o non dichiarati conformi all’originale da soggetto abilitato. Essa va applicata per ciascun libro non istituito, per punire in diversa misura chi non abbia mai istituito sia il libro matricola che il libro paga da chi abbia omesso di istituire soltanto uno di tali documenti.• Tardiva vidimazione dei libri obbligatori sanzione da 125 a 770 euro per soggetti assicurati INAIL sanzione da 25 a 150 euro per soggetti non assicurati INAIL Qualora il personale ispettivo accerti che la data di vidimazione è posteriore rispetto alla data di assunzione del primo lavoratore.• Omessa esibizione dei libri obbligatori sanzione da 4.000 a 12.000 euro Quando vi è una condotta volta a non consentire all’organo di vigilanza di effettuare la verifica sulla regolare costituzione del rapporto di lavoro. Essa dà luogo ad un’unica sanzione, indipendentemente dall’omessa esibizione di uno o di entrambi i libri obbligatori.• Rimozione dei libri obbligatori sanzione da 125 a 770 euro per soggetti assicurati INAIL sanzione da 25 a 150 euro per soggetti non assicurati INAIL Qualora pur non essendo presente sul luogo di lavoro la documentazione richiesta, sia esibita altra documentazione volta a dimostrare la regolare costituzione del rapporto di lavoro (in primis la comunicazione preventiva di assunzione, oppure la denuncia nominativa degli assicurati o la lettera di assunzione con indicazione degli estremi di registrazione a libro matricola). Per evitare di porre sullo stesso piano condotte di diversa gravità (rimozione di uno solo o di ambedue i documenti), la sanzione trova applicazione con riferimento a ciascuno di tali documenti. • Irregolare tenuta dei libri obbligatori sanzione da 125 a 770 euro per soggetti assicurati INAIL sanzione da 25 a 150 euro per soggetti non assicurati INAIL Quando vi siano difformità tra la copia conforme presente sul luogo di lavoro e l’originale (a seguito di annotazioni successive). Il Ministero del Lavoro in chiusura evidenzia che le fattispecie sanzionatorie di omessa istituzione ed omessa esibizione dei libri paga e matricola trovano operatività dal 1/1/2007 e che il personale ispettivo che abbia emanato nel frattempo sanzioni non in linea con le indicazioni fornite dalla circolare, dovranno d’ufficio avviare la procedura di archiviazione.