Quest’anno sarà con tutta probabilità l’anno in cui la maggior parte delle società, comprese le cooperative, si approcceranno con l’obbligo di deposito del bilancio con il formato XBRL. L’Unioncamere ha diffuso dapprima il “Manuale operativo per il DEPOSITO BILANCI al registro delle imprese Campagna bilanci 2010”, reperibile al seguente indirizzo http://www.unioncamere.gov.it/images/stories/documenti/doc/allegati2/Comunicati_stampa/Primo_piano/manuale_bilanci_2010.pdf e successivamente una nota redatta dall’osservatorio istituito fra Unioncamere e Consiglio Nazionale dei dottori commercialisti. Si ricorda che il DPCM 10 dicembre 2008, ed il successivo comunicato del Ministero dello Sviluppo Economico (G.U. n. 48 del 27-02-2009), hanno chiarito che l’obbligo del deposito del Bilancio in formato XBRL è in vigore già dal 2009 per le società che chiudono l’esercizio dopo il 16 Febbraio 2009 data di pubblicazione della tassonomia XBRL vigente, che regola il cosiddetto “prospetto contabile”, cioè le tabelle dei conti della società. Definizioni principaliL’XBRL (acronimo di eXtensible Business Reporting Language) è un linguaggio basato su XML utilizzato principalmente per la comunicazione e lo scambio elettronico di informazioni contabili e finanziarie.Un bilancio emesso in formato XBRL sarà stato quindi standardizzato secondo il modello XBRL stesso e conterrà pertanto una codifica specifica per ogni valore o informazione presente nel documento stesso in modo da permettere una immediata analisi, verifica o rielaborazione dello stesso. Altra sigla che identifica un formato elettronico con cui saremo costretti a familiarizzare, è il PDF/A che è uno standard internazionale (ISO19005), sottoinsieme dello standard PDF, appositamente pensato per l’archiviazione nel lungo periodo di documenti elettronici.Tale formato garantisce che il documento sia visualizzabile sempre allo stesso modo, anche a distanza di tempo e con programmi e software diversi.Il PDF/A contiene le sole informazioni necessarie per visualizzare il documento come nel momento in cui è stato formato. Tutto il contenuto visibile del documento deve essere incluso, come il testo, le immagini, vettori grafici, fonts, colori e altro. Un documento PDF/A non può contenere macro-istruzioni o riferimenti ad elementi od informazioni (come i font) non contenuti nel file stesso.Per produrre ed elaborare documenti in formato PDF/A sono disponibili diversi prodotti e tools commerciali.In particolare si segnalano i seguenti strumenti:• Open Office (gratuito)• Adobe Acrobat 9 (pagamento) Premesse queste brevi note tecniche, per il deposito 2010, il bilancio dovrà contenere:• il prospetto contabile, costituito da stato patrimoniale e conto economico,codificato esclusivamente in formato XBRL sulla base della vigente tassonomia;• •la nota integrativa, che non potendo essere ancora resa nel nuovo formato elettronico elaborabile, sarà invece prodotta in formato PDF/A;• •tutti gli altri documenti che accompagnano il bilancio, ad esempio la Relazione sulla Gestione, la Relazione del Collegio sindacale, il giudizio del revisore contabile ed il Verbale di approvazione dell’Assemblea, saranno allegati alla pratica in formato PDF/A. Linee guida dell’osservatorio Unioncamere – Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti(la consultazione del documento è al seguente indirizzo web:http://www.unioncamere.gov.it/images/stories/documenti/doc/allegati2/Comunicati_stampa/Primo_piano/circolare_xbrl_osserv_unioncamere_cndc.pdf ) Come già anticipato nelle premesse, nel corso del 2009 alcune società sono già state interessate dal deposito del bilancio con formato XBRL. Al fine di consentire l’uniformità di deposito dei bilanci, per i suddetti soggetti, il prospetto contabile oltre ad essere depositato in XBRL doveva essere fornito anche nella versione PDF/A.Per la campagna bilanci 2010, al fine di evitare inutile produzione di documenti, il prospetto contabile in formato PDF/A deve essere aggiunto alla pratica di deposito solo nel caso in cui la vigente tassonomia non sia sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale, nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e verità di cui all’art. 2423 c.c., per la formazione del progetto di bilancio da sottoporre all’approvazione assembleare. Il formato XBRL è quindi obbligatorio nei seguenti casi:- Bilanci ordinari (codice atto – 711)- Bilanci abbreviati (codice atto – 712)- Bilanci consolidati d’esercizio (codice atto – 713)- Bilanci patrimoniali di consorzi (codice atto – 720) In tutti gli altri casi di deposito di bilancio (ad esempio il bilancio finale di liquidazione, i rendiconti ai sensi dell’art. 2487 C.C. nonché le situazioni economico patrimoniali allegate ai progetti di fusione e di scissione). non è richiesta la presentazione in formato XBRL. Un problema pratico che può sorgere nel momento di convertire i documenti contabili in formato XBRL è che una voce di bilancio (si pensi ad esempio ad una riserva con una particolare destinazione), non trovi un’altrettanta codifica XBRL: ciò porterebbe ad avere un documento informatico depositato al registro delle imprese non conforme a quello conservato dalla società. Tale comportamento, è fortemente sconsigliato, ma laddove non fosse possibile modificare la nomenclatura della/e voce/i di bilancio adeguandole a quelle proposte dal formato XBRL, colui che provvede al deposito del bilancio d’esercizio al registro delle imprese, in calce alla nota integrativa in formato PDF/A, deve apporre una dicitura del genere: “lo stato patrimoniale e il conto economico sono redatti in modalità non conforme alla tassonomia italiana XBRL, in quanto la stessa non è sufficiente a rappresentare la particolare situazione aziendale, nel rispetto dei principi di chiarezza, correttezza e veridicità di cui all’art. 2423 c.c.”