Con la circolare n. 33 del 20 ottobre 2003 il Ministero del lavoro ha dato applicazione al D.M. 30 ottobre 2002 che permette la conservazione dei libri paga su supporti informatici, senza trasferimento dei dati su supporti cartacei, purchè siano rispettate le regole previste dall’Aipa (autorità informatica pubblica amministrazione) che prevedono, tra l’altro, l’apposizione della firma digitale dell’operatore su ogni registrazione.La scelta del datore di lavoro non è vincolata ad alcuna autorizzazione preventiva ma solamente al rispetto dei requisiti tecnici richiesti dalla norma che saranno verificati dagli organi di vigilanza in sede di ispezione.Si tratta, comunque, di una procedura alquanto complessa che riteniamo potrà interessare datori di lavoro di grandi dimensioni.Di seguito riportiamo le indicazioni fornite dalla circolare. Tenuta libri paga e matricolaL’articolo 1 del D.M. 30.10.2002 individua sistemi alternativi rispetto alla tenuta e conservazione ordinarie dei libri di paga e matricola: uno costituito da fogli mobili, in passato previsto per il solo libro paga, l’altro costituito da supporti magnetici sui quali le singole registrazioni avranno valore di documenti informatici e saranno concatenate con quelle immediatamente precedenti. In caso di tenuta dei libri mediante strumenti informatici, conformemente alle indicazioni emerse nel parere espresso dall’AIPA, ogni singola registrazione effettuata costituirà documento informatico (rappresentazione informatica di atti, fatti e dati giuridicamente rilevanti, costituiti attraverso una procedura informatica). Alla singola registrazione dovranno essere apposte dall’operatore sia una firma digitale (risultato della procedura di informatica – validazione – basata su un sistema di chiavi asimmetriche a coppia, una pubblica e una privata, che consente al sottoscrittore, tramite la chiave privata, ed al destinatario, tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici) sia una marca temporale previo concatenamento con l’impronta delle registrazioni effettuate in precedenza. La prima registrazione dovrà anche essere certificata con l’apposizione della firma digitale e della marca temporale del certificatore di riferimento del datore di lavoro (individuato tra i soggetti e secondo le modalità di cui alla sezione 5 del capo II del DPR 445/00), la cui identità dovrà essere comunicata, a cura del datore di lavoro, ai competenti Enti di verifica. Gli Enti di verifica effettueranno controlli sulla tenuta dei libri, eventualmente anche per via telematica, constatando la rispondenza del contenuto registrato alla firma digitale ed alla marca temporale dell’operatore, ed accerteranno che l’ultima registrazione riporti l’ultima marca temporale rilasciata dal certificatore a quel determinato datore di lavoro e riscontreranno che il numero delle registrazioni effettuate corrisponda al numero totale delle marche temporali rilasciate. Conclusa tale operazione di verifica dei libri, il verificatore apporrà all’ultima registrazione la propria firma digitale e la marca temporale in modo da validare e bloccare quanto sino a quel momento registrato sul libro informatico. Con tale procedura si realizza l’estensione della validità nel tempo dei documenti informatici sino ad allora registrati, a norma dell’art.60 del DPCM 8 febbraio 1999 e di conseguenza l’estensione della validità dei libri fino al termine di dieci anni dall’ultimo licenziamento per i libri matricola o dall’ultima registrazione per i libri paga. L’adempimento della validazione da parte degli Enti competenti, entro due anni dalla prima registrazione o dall’ultima verifica, dovrà essere eseguito su richiesta del soggetto obbligato alla tenuta dei libri. Qualora il soggetto obbligato intenda cambiare il proprio certificatore dovrà prima far validare le registrazioni effettuate con il precedente certificatore quindi comunicare la variazione agli Enti competenti al momento dell’apposizione della firma digitale e della marca temporale della prima registrazione eseguita con il nuovo certificatore. Il procedimento sopra esposto, tuttavia, sarà attuabile solo qualora gli Enti, cui è attribuita la funzione di verifica, si saranno dotati degli idonei strumenti tecnico-informatici necessari ad espletare la funzione loro attribuita. Tali Enti sono identificabili sia nei competenti Istituti previdenziali ed assicurativi sia nei Servizi Ispezione del Lavoro di questo Dicastero. La soluzione proposta dall’AIPA, pur potendo risultare gravosa per le imprese di limitate dimensioni, attualmente si presenta quale unica idonea ad assicurare il rispetto della legislazione relativa ai suddetti documenti di lavoro mediante tale sistema. Il documento informatico così formato, soddisfacendo il requisito della forma scritta (art.10 D.P.R.445/00), permetterà di omettere il trasferimento dei dati su supporto cartaceo. Ovviamente, fino alla predisposizione dei suddetti strumenti tecnico informatici, i soggetti che effettuano la tenuta dei libri mediante strumenti informatici ex art.2 D.P.R. n.350/94 (circ.109/94 della Divisione V della allora D.G. Rapporti di Lavoro), garantendo l’inalterabilità (impossibilità di manomissione e di cancellazione accidentale, inattaccabilità da “virus” e da usura) e la consultabilità in ogni momento, potranno continuare ad utilizzare validamente tale sistema di tenuta, continuando a trasferire i dati con cadenza mensile su supporto cartaceo. Vidimazione e accentramento L’articolo 2 del D.M. 30.10.2002 disciplina le modalità per la vidimazione dei fogli mobili e della loro numerazione da parte dell’Istituto assicuratore. In tutto il D.M. il termine Istituto Assicuratore è stato utilizzato per indicare sia l’INAIL sia l’INPS (nei casi in cui l’impresa non sia soggetta all’assicurazione contro gli infortuni). L’INAIL può provvedere a detta vidimazione anche tramite soggetti convenzionati che comunque devono essere individuati, dal medesimo Ente, anche secondo un principio di non aggravamento dei costi relativi. Il secondo comma prevede l’esonero della preventiva vidimazione e numerazione dei fogli paga per i datori che utilizzino la stampa “laser” dei dati retributivi, il tutto nel rispetto delle condizioni prefissate dall’istituto assicuratore. Anche se l’articolo 2 fa espresso riferimento ai soli datori di lavoro per l’esonero in caso di stampa laser, la disposizione deve ritenersi riferita anche ai consulenti ed agli altri soggetti abilitati delegati dai primi. Resta, invece, confermato (articolo 3) che la richiesta di autorizzazione, da parte dei datori di lavoro, all’accentramento della tenuta dei libri, in considerazione della attuale diversificazione dei sistemi di tenuta dei libri di paga e di matricola, sia integrata con l’indicazione del sistema adottato. Vidimazione e numerazione unica dei fogli – oneri connessi L’art.4 disciplina modalità e condizioni per la tenuta dei libri mediante l’utilizzo dei fogli mobili da parte dei consulenti del lavoro e degli altri soggetti abilitati. La norma, in particolare, estende ai libri di matricola quanto già previsto per la vidimazione e numerazione unica dei libri di paga da parte dell’Istituto assicuratore e dei soggetti convenzionati. La lettera d) del primo comma ha eliminato l’obbligo, prima previsto per i soli libri paga, dell’invio mensile del tabulato (di cui alla stessa lettera d) alle sedi dell’Istituto assicuratore ed alle Direzioni Provinciali del Lavoro. E’ previsto, invece, un obbligo di invio nei confronti del solo Istituto assicuratore, con cadenza annuale, riferito ad entrambi i libri, da assolversi entro il 31 marzo dell’anno successivo a quello di riferimento. Alle Direzioni Provinciali del Lavoro ed alle stesse sedi dell’Istituto Assicuratore è, tuttavia, attribuita la facoltà di richiedere l’invio dei suddetti tabulati in qualsiasi momento. Il secondo comma dell’art.4 specifica che anche nell’ipotesi considerata i consulenti e gli altri soggetti abilitati siano esonerati dalla vidimazione e numerazione dei fogli qualora sia utilizzata la stampa laser secondo le condizioni prefissate dall’Istituto assicuratore. La dichiarazione da consegnare al lavoratore all’atto dell’assunzione, ai sensi dell’articolo 9 bis comma 3 della l.608/96, sarà costituita, nel caso di tenuta del libro matricola a fogli mobili dalla copia del corrispondente foglio del libro stesso. In tal caso anche la prevista comunicazione dell’assunzione ai Centri per l’impiego ai sensi del predetto articolo, comma 2, sarà effettuata tramite invio della copia del foglio del libro matricola sul quale sono registrati i dati del lavoratore neo assunto. Qualora i libri siano tenuti dal consulente del lavoro, o da soggetti ad esso equiparati, questi dovrà provvedere in tempo utile all’invio alla sede dell’impresa delle copie necessarie per l’espletamento dei suddetti adempimenti. E’ evidente che tale adempimento risulta particolarmente gravoso e di difficile attuazione: il giorno dell’assunzione (non prima perché nel frattempo potrebbero intervenire assunzioni da parte di altri clienti) il consulente del lavoro dovrebbe iscrivere a libro matricola il nuovo dipendente, far pervenire copia della comunicazione al datore di lavoro, il quale la consegnerà entro la serata al lavoratore! Contemporaneamente, copia dell’atto dovrà essere trasmessa al centro per l’impiego (ma queste non dovranno essere sostituite dall’unico modello di comunicazione contestuale che sarà approvato con D.M.?). Contratti di collaborazione coordinata e continuativa – registrazioni L’articolo 5 disciplina le registrazioni relative ai contratti di collaborazione coordinata e continuativa, per i soggetti assicurati contro gli infortuni sul lavoro (INAIL), indipendentemente dalla tenuta distinta od unificata dei libri, mediante i sistemi di cui all’art.1. I soggetti interessati dalla norma sono i collaboratori coordinati e continuativi che svolgono attività “protette” (art.1 DPR 1124/65 ed altre norme di settore) e che dall’entrata in vigore del dlgs.38/00 devono essere assicurati contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali. In caso di tenuta unificata dei libri al fine di assicurare la possibilità di controllo da parte degli organi di vigilanza dei movimenti di personale e delle assunzioni avvenute si è previsto che il sistema debba permettere il riepilogo in ordine cronologico sia delle assunzioni sia degli incarichi di collaborazione. Per i collaboratori sono state previste registrazioni semplificate e limitate ai dati anagrafici e fiscali, agli estremi del contratto di collaborazione e per il solo libro paga l’ammontare del compenso erogato con gli oneri contributivi e fiscali a carico del lavoratore e le detrazioni fiscali applicate. SanzioniIl D.M. 30.10.2002 rimanda agli articoli da 20 a 26 del DPR1124 del 1965. Al suddetto decreto ed all’art.134 del R.D. n.1422 del 1924 sarà necessario fare riferimento per le sanzioni da applicare alle eventuali violazioni delle disposizioni relative alla tenuta dei libri anche secondo le modalità contenute nel decreto in esame (mere semplificazioni delle predette).